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COMMON DATA ENVIRONMENT

4 riflessioni sul CDE e il CDE management

Di Common Data Environment (CDE) sentiamo ormai parlare da anni: per i pionieri della materia l’espressione è giunta per la prima volta alle orecchie con la BS1192:2007, mentre ai più il termine sarà diventato noto con l’ormai leggendaria PAS1192-2:2013. Le diverse parti della norma UNI 11337 hanno introdotto il sinonimo di Ambiente di Condivisione dei Dati (ACDat), mentre l’attuale riferimento primario a livello internazionale, la norma ISO 19650, ha ripreso (e meno male) la dicitura inglese.

 

Sebbene però il concetto navighi da tempo nei discorsi di chi si occupa di gestione digitale dei processi informativi edilizi, non penso sia solo una mia opinione il fatto che tali strumenti non abbiamo ancora maturato una definizione condivisa e, soprattutto, precisamente delimitata. Oggi, infatti, capita di vedere associato il termine CDE a strumenti che offrono funzionalità diverse e non è semplice definire se meritino o meno tale appellativo.

 

Le norme menzionate hanno sì definito i requisiti che un CDE deve possedere – in Italia se n’è occupato anche il D.M. 560/2017 – ma alcuni di questi sono formulati in maniera sufficientemente generale (e non è detto che si potesse fare diversamente) da non consentire un’univoca concretizzazione del requisito stesso; si pensi, ad esempio al “supporto di una vasta gamma di formati di dati e loro elaborazioni” o alla “facilità di accesso, recupero ed estrazione dei dati” della norma UNI 11337-5:2017: cosa si significa “supporto”? quando l’accesso ai dati può ritenersi “facile”?

 

Per questo motivo, interrogarsi su quale strumento software possa essere considerato un CDE e quale no sulla base dei requisiti di normativa – posto che tale valutazione dipende anche dalle modalità d’implementazione dello strumento stesso – rischia di diventare una questione poco utile ai fini operativi.

 

Piuttosto, credo che abbia senso leggere quei requisiti come spunti di riflessione utili a delineare il genere di strumento in grado di assolvere alle necessità del processo edilizio tipico, diverso cioè dai casi d’eccellenza, che sono di conseguenza anche eccezionali.

 

CDE vs BIM:
chi passa prima?

 

Affrontando la questione da questo punto di vista, ho maturato l’opinione per cui l’implementazione di un CDE o di un para-CDE sia prioritaria a quella del Building Information Modeling, intendendo il BIM nella sua interpretazione originaria, quindi più circoscritta all’uso di modelli informativi tridimensionali, parametrici e relazionali.

 

Ritengo infatti che la necessarietà di un CDE resti sostanzialmente immutata sia che si utilizzo modelli informativi edilizi per la virtualizzazione dell’opera, sia che il processo venga gestito alla “maniera tradizionale”.

 

 

UN PROCESSO ANCORA “DOCUMENT-DRIVEN”

 

 

Il nostro è un processo ancora fortemente legato al documento/file, piuttosto che al dato: anche dove si producono modelli informativi, uno degli usi di questi è sempre l’estrapolazione delle tavole bidimensionali, perché (anche comprensibilmente) “sono l’unica cosa che Tizio vuole vedere”, perché “il capo cantiere non si guarda mica il modello con il tablet”, ecc. Pertanto, la risoluzione delle eventuali problematiche legate alla gestione documentale, aspetto che coinvolge tutte le fasi e tutti gli attori del processo, assume un’importanza cruciale nell’efficientamento del processo stesso.

 

Mi si contesterà il fatto che si starebbe parlando di Common “Data” Environment, non di Common “Document” Environment, né tantomeno di Document Management System (DMS), ma forse è uno di quei casi in cui un passo verso un obiettivo più “modesto” è opportuno, se non necessario. Del resto, mi pare che anche a livello normativo si sia assunto un profilo più basso rispetto alle ottimistiche aspettative sul CDE proposte dalla PAS 1192-2.2013.

ORDINE INFORMATIVO

Ci vuole… disciplina nell’ambiente di condivisione dei dati!

E comunque, anche declinando il concetto di CDE verso scopi più basici, emergono comunque delle problematiche nel farne uno strumento operativo condiviso e efficace. Per me, ci videro giusto gli inglesi, quando al § 9.2 della PAS 1192-2:2013 dichiararono:

The structured use of a CDE requires strict discipline by all members of a design team in terms of adherence to agreed approaches and procedures, compared with a more traditional approach

In effetti, spesso vedere rispettate le procedure relative alle modalità di nomenclatura della documentazione condivisa, di compilazione dei metadati, di gestione delle comunicazioni, non è cosa scontata. Occorre impegno da parte di tutti i soggetti coinvolti e, soprattutto, occorre determinazione da parte di chi ha scelto di implementare un CDE nello stimolare (imporre) il rispetto di queste procedure, oltre che disporre dell’autorità per permettersi delle imposizioni, qualora necessario.

Certo, uno strumento capace di offrire delle funzionalità per vincolare gli utenti al rispetto di procedure predefinite, aiuterebbe in maniera determinante nel perseguimento del risultato. Vedasi ad esempio l’impossibilità di caricare un elaborato se non presenta la codifica corretta o se non ne sono stati compilati i metadati obbligatori.

Naturalmente tutto ciò acquista un senso qualora lo strumento utilizzato permetta di sfruttare in maniera efficace l’impegno riposto dai soggetti coinvolti nel rispetto di quelle procedure. Ecco che, quindi, assumono un’importanza significativa le possibilità, ad esempio, di ordinare e filtrare la documentazione sulla base dei campi della codifica prestabilita, di permettere interrogazioni dell’asset documentale sfruttando i metadati associati ai documenti, oppure di gestire in maniera similare le comunicazioni scambiate all’interno dell’Ambiente di Condivisione dei Dati.

Il CDE management non è uno scherzo

Per un’efficace implementazione di un CDE ai fini di un’oculata gestione documentale, rimane naturalmente dirimente una sua impostazione chiara, ossia comprensibile a tutti i soggetti coinvolti, e finalizzata all’obiettivo.

Una questione che spesso emerge è: quali documenti devono transitare nel CDE e quali no? La risposta dipende fortemente dalla fase del processo in cui ci si trova e dalla profondità a cui si vuole arrivare nella gestione documentale. In ogni caso, essa dovrebbe essere da subito chiara ai fini dell’impostazione del CDE e del suo utilizzo da parte dei soggetti coinvolti.

Analogamente: quali comunicazioni devono avvenire nel CDE e quali no?
Se è vero che il CDE vede uno dei suoi benefici nella riduzione dell’uso delle e-mail, è pur vero che oggi risulta piuttosto utopistico pensare che tutto venga comunicato nel CDE, non fosse altro perché si tratta di sradicare un’abitudine consolidata. La scelta sarà di natura gestionale, ad esempio posso decidere di attendermi delle osservazioni apportate ai documenti direttamente nel CDE solo in corrispondenza delle consegne formali prefissate o in ogni caso, ma anche di natura tecnologica, dipendentemente cioè dall’efficacia degli strumenti di comunicazione offerti, dal sistema di notifica che lo strumento propone, ecc.

Un ulteriore step, il più delicato, ma a mio avviso anche il più interessante, riguarda quello che il D.M. 560 definisce come “correlazione […] tra i flussi informativi digitalizzati e i processi decisionali”. In altre parole, va definito come si intenda utilizzare il CDE per digitalizzare i processi approvativi sulla documentazione condivisa.

Per arrivare a tale definizione, bisogna intersecare la mappatura dei processi decisionali da gestire (quali documenti sono interessati? chi si occupa della loro approvazione? in cosa consiste la verifica? come viene trasmesso il risultato della verifica?) con, ancora una volta, le funzionalità che lo strumento scelto ci mette a disposizione. La mappatura dei processi decisionali è un’attività che può risultare molto complessa, anche a seconda che ci si muova in ambito pubblico o privato, e che non può avvenire solamente ad opera della persona che nel team ha familiarità con l’uso dello strumento.

La stessa declinazione operativa delle celebri “aree del CDE” o degli “stati di lavorazione” e la gestione dei permessi d’accesso alla documentazione condivisa dipendono direttamente dalle succitate considerazioni.

Anche in questo caso, torna la necessità di chiarezza, intesa come condivisione dei processi da gestire e delle conseguenze di una loro gestione conforme o meno, nei confronti di chi poi si troverà ad utilizzare il CDE senza esserne stato parte del concepimento. In questo senso, l’esperienza ci dice che, nell’economia dell’intero processo, è sempre preferibile limitare il campo d’azione e di interazione di ciascun soggetto coinvolto a ciò che è strettamente di suo interesse e competenza. Nello scenario non infrequente, specie nella fase di realizzazione dell’opera, che vede soggetti percepire nella propria partecipazione al CDE più oneri che opportunità, perimetrare il loro spettro visivo a quel che è il minimo necessario al perseguimento degli obiettivi dell’intero processo può rivelarsi una scelta intelligente.


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