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COME GESTIRE I RIMBORSI SPESE NELLE AZIENDE

Le differenze fra dipendenti e collaboratori.

Siamo stati contattati per organizzare la gestione dei rimborsi spese dei dipendenti e collaboratori di una società, numerosi e operativi su tutto il territorio italiano.

Un buon punto di partenza è un regolamento interno che introduce regole e limiti di spesa, condizioni ben dettagliate, che possa aiutare l’organizzazione a definire come gestire i rimborsi spese derivanti dalle attività lavorative.

Questo articolo distingue tra la gestione dei rimborsi spese verso i dipendenti e il rimborso verso i collaboratori professionisti.

INDICE

IL RIMBORSO SPESE AI COLLABORATORI

IL RIMBORSO SPESE AI DIPENDENTI

CONCLUSIONI

Il rimborso è la restituzione a favore di professionisti e dipendenti di un’azienda delle somme anticipate da questi ultimi per lo svolgimento di prestazioni lavorative. I rimborsi riguardano normalmente i costi di viaggio, vitto, alloggio e altri costi accessori. 

Il rimborso spese per i collaboratori

Nel caso di professionisti e lavoro autonomo, occorre compiere una distinzione tra i costi concernenti l’esercizio dell’attività in generale – cioè il compenso pattuito per lo svolgimento del proprio incarico – e i rimborsi spese.

Sono oggetto di rimborso i pagamenti specifici, quali ad esempio, i costi derivanti da una trasferta effettuati per una mansione che va al di là della generica attività svolta dal professionista.

Il costo sostenuto per lo svolgimento di una prestazione professionale può essere oggetto di diverse forme di pagamento da parte del cliente o committente.

È possibile infatti che il cliente anticipi le somme necessarie per eseguire un certo incarico oppure che siano anticipate dal lavoratore autonomo stesso. In quest’ultimo caso, è possibile che il professionista sostenga la spesa in nome e per conto del cliente dichiarando, all’atto dell’esborso, la titolarità della spesa effettuata.

Descriviamo le situazioni che possono crearsi in occasione di trasferte per i professionisti e come gestire i rimborsi spese:

a) costi prepagati dal committente

Può accadere che il cliente anticipi al professionista i fondi necessari ad eseguire una spesa indispensabile per l’esecuzione dell’incarico.

Si tratta del più semplice dei casi: quando le somme sono anticipate dal committente, il professionista deve limitarsi a far intestare direttamente la fattura di tali spese al proprio cliente.

b) pagamenti effettuati dal professionista “in nome e per conto del cliente/committente”

La riforma del D.Lgs. 175/2015 ,entrata in vigore dal 01/01/2015, prevede che:

“le spese fatturate direttamente al committente, quando cioè il lavoratore dichiara che sta eseguendo quella spesa in nome e per conto del cliente, non sono considerate compenso in natura per il professionista e, conseguentemente, non formano parte del suo reddito lavoro.”

Il D.Lgs ha rilievo soltanto con riferimento agli esborsi per vitto e alloggio e comporta  importanti conseguenze:

  • il committente riceverà la fattura da parte di chi ha fornito il servizio alberghiero o di ristorazione ai professionisti (naturalmente, sempre in occasione della esecuzione del mandato professionale), ma non deve necessariamente comunicare il relativo importo al lavoratore;
  • sempre il committente, avrà il diritto di dedurre i costi certificati nella fattura a lui intestata secondo le normali regole applicabili alla sua dichiarazione dei redditi;
  • per il professionista, invece, questa operazione è sostanzialmente neutra: non effettua alcun pagamento e quindi non è destinatario di alcuna fattura. Dal momento che queste spese sono eseguite in nome e per conto del cliente, ma vengono materialmente sostenute dal professionista, quest’ultimo richiede un rimborso indicando l’importo nella fattura.  Non costituendo un compenso per il professionista (perché questi ha semplicemente anticipato una spesa sostenuta dal cliente), non saranno soggette ad IVA, ritenuta d’acconto o rivalsa previdenziale.

Negli altri casi diversi da di vitto e alloggio, anche se le spese sono assegnate idealmente dal committente perché il professionista ha sostenuto la spesa in nome e per conto di quest’ultimo, opera la disciplina generale.

È quanto avviene, ad esempio, nel caso di rimborso spese di trasferta intese come rimborsi chilometrici, autostrada e parcheggi (che andranno inserite nella fattura del professionista al cliente). In tutte queste ipotesi, l’addebito al committente va considerato come compenso per il professionista e formerà una parte del reddito di quest’ultimo con annesso trattamento fiscale. 

c) spese che il professionista sostiene per eseguire lo specifico incarico ma senza dichiarare che avvengono in nome e per conto del cliente

Il professionista ha diritto ad ottenere un rimborso quando effettua un pagamento per lo svolgimento della specifica prestazione professionale.

In questo caso, le spese formano parte integrante del compenso professionale. Infatti, è il professionista che sostiene la spesa: il relativo documento di spesa è intestato a lui ed è sempre il professionista che emette una fattura nei confronti del committente per poter ottenere il relativo rimborso.

In questo caso può essere utile distinguere tra rimborso analitico o forfettario:

  • il rimborso analitico avviene quando il professionista presenta al cliente/committente per richiedere un rimborso la documentazione riguardante le diverse spese effettuate per svolgere la sua mansione,
  • il rimborso forfettario consiste in una somma concordata dal cliente/committente e dal professionista da destinare a quest’ultimo per far fronte alle diverse spese.

Una voce particolare in materia di rimborso spese professionisti riguarda i costi sostenuti per viaggiare al fine di eseguire l’incarico. È bene chiarire, innanzitutto, il concetto di trasferta. Si parla di trasferta quando la prestazione avviene fuori dal Comune di residenza o di lavoro.  

La trasferta si caratterizza per la natura temporanea dello spostamento richiesto al professionista, come accade per il rimborso spese dipendenti. 

Il rimborso spese ai dipendenti

Anche i dipendenti e gli amministratori che effettuano pagamenti straordinari per svolgere la propria mansione hanno diritto al rimborso spese.

A differenza dei professionisti, la gestione è più semplice e si riassume in tre tipologie di rimborso:

  • modello analitico (o rimborso a piè di lista);
  • forfettario;
  • misto.

Nel rimborso a piè di lista, le spese devono essere sempre documentate tramite una nota spese. 

Il rimborso forfettario è la restituzione del denaro concordato prima della spesa. Infine, il rimborso misto è quello in cui parte delle spese sono indicate con apposita nota spese (ad esempio, solo vitto o solo alloggio) e il resto viene assorbito in quota forfettaria. 

Per i dipendenti, l’erogazione del rimborso avviene in busta paga.

Conclusioni

Un regolamento chiaro, pensato per le specifiche esigenze aziendali, con chiare condizioni e limiti di spesa e/o di rimborso, può rappresentare un’ottima soluzione in termini di trasparenza nei confronti del personale (dipendenti e collaboratori) e soprattutto, un vantaggio in termini di contenimento dei costi. Un ottimo strumento quindi per gestire i rimborsi spese e facilitare i processi amministrativi e di controllo di gestione.


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